▶ SmartHR連携

SmartHR連携でできること（名刺管理 × 人事情報）

SmartHRの社員情報を同期し社員リスト作成・更新ができます。
部署構造（親子関係）も同期し承認フロー/発注グループを自動整理。
Webhookにより社員リストが自動更新(専用のカスタム項目により同期対象を設定可能)
名刺作成時に各項目を自動入力。

SmartHR連携機能は現在、追加のオプション機能としてご利用いただけます。
導入のご相談は、担当窓口（名刺管理サポート）へお問い合わせください。

◇ 導入方法

■ SmartHR Plus

SmartHR Plusより、連携の設定が必要となります。
マヒト法人名刺のページから「連携をはじめる」をクリックしてください。

■ マヒト法人名刺 SmartHR連携画面

マヒト法人名刺のSmartHR連携画面から「連携を始める」をクリックし、連携を開始します。

◇ 設定画面

■ 同期設定 – 適用部署

SmartHRの部署をマヒト法人名刺のグループに同期する設定です。
- SmartHRの部署1～10のいずれをグループとして同期するかを選択します。
- 部署を同期しない場合は「なし」を選択します。

■ グループ（部署）を同期

設定したSmartHRの部署をマヒト法人名刺のグループに同期します。
- 部署の親子関係がグループの親子関係に反映されます。
- 部署と同名のグループが存在する場合も新規に作成されます。
- 同期済みのグループは最新の情報に更新されます。
- 削除された部署(グループ)に所属している社員がいる場合、「グループ1」に変更されます。
- 同期されたグループはマヒト法人名刺からは変更・削除はできません。

■ 従業員を同期

SmartHRの従業員リストをマヒト法人名刺の社員リストに同期します。
- 初期状態で連携される項目は姓名・社員番号・メールアドレス・部署(設定による)になります。
- 社員番号が社員IDとして同期されます。
- 社員番号が未設定またはマヒト法人名刺の規定に満たない場合、社員IDにランダムな文字列(大文字英数字8文字)が設定されます。
- 半角英数字3~24文字、記号「@._-」利用可、記号は先頭末尾不可、他の社員の社員IDと重複しない設定となります。
- 初回は申請者権限で同期されます。
- 同名の社員が存在する場合も新規に作成されます。
- 同期済みの社員は最新の情報に更新されます。
- パスワードの初期値は「企業ID-生年月日(YYYY-MM-DD)」で設定されます。
- 姓名・生年月日が設定されていない従業員は同期されません。
- 同期された社員の社員ID・姓名・メールアドレスはマヒト法人名刺からは変更できません。
- ただし、社員番号が未設定または規定に満たずランダムな文字列が設定された社員に限り、社員IDを編集できます。（SmartHR側で規定を満たす社員番号が設定されると、次回同期で上書きされます）
- 同期された社員はマヒト法人名刺からは削除はできません。
- 連携時に自動で作成されたカスタム項目「マヒト法人名刺 – 同期」が未設定、または有効な従業員が同期されます。
- 在籍状況が「休職中・退職済」の従業員は同期されません。

■ 連携解除

SmartHRとマヒト法人名刺の連係を解除します。
- 同期したグループ・社員リスト・名刺リスト・注文申請が削除されます。
- 注文済みの注文履歴は残ります。
- SmartHR側のWebhookは削除されます。
- 連携時に自動で作成されたカスタム項目「マヒト法人名刺 – 同期」は削除されません、不要な場合はお客様にて削除をお願いいたします。

◇ 名刺作成時の自動入力

同期したSmartHRの従業員情報を名刺作成時に自動入力させることができます。
- SmartHRの各項目と名刺テンプレートの各項目のマッピング設定につきましては弊社にて承っております、担当営業までお問い合わせください。
- 設定可能な項目は、姓・名・カナ(ビジネスネーム優先)・部署1～10・役職1～10・メールアドレス・電話番号・事業所名・事業所住所・事業所電話番号・プロフィール画像・カスタム項目となります。

◇ 同期に関する注意事項

社員のグループは変更可能ですが、「適用部署」が「なし」以外に設定されている場合は同期時にSmartHRの部署設定を適用してしまうためご注意ください。
- 例1：社員リストでグループA、SmartHRでグループB ⇒ 同期時に社員リストもグループBに変更される。
- 例2：社員リストでグループA、SmartHRで未設定 ⇒ 同期時に社員リストのグループは変更されない。
社員が承認者以上の権限に設定された後でSmartHRでメールアドレスを空にされた場合はマヒト法人名刺の仕様外のため同期されません。
SmartHRの社員番号をマヒト法人名刺の社員IDとしてインポート・同期するため、SmartHRで社員番号を変更するとマヒト法人名刺のログインIDが変わってしまいます。
SmartHRの社員番号がマヒト法人名刺の社員IDの規定に満たないものに更新された場合、社員IDは更新されません。(姓名・メールアドレス・グル－プは変更されます)

◇ 他画面

各画面で連携されたグループ・社員はSmartHRのバッヂ表示がされます。
連携されたグループはグループ画面で編集・削除できません。
連携された社員は社員画面編集画面および(一括処理の)インポートで社員ID・姓名・メールが変更できません。グループ・権限・パスワード・画像は変更できます。
連携された社員は社員リスト画面で削除できません。
一括エクスポートされたエクセル上では連携されたグループ・社員を区別する表示はありません。
一括インポート時に既存と同名のグループが存在している場合は、連携されたグループが優先されます。

◇ 注意事項

社員リストを削除すると社員IDに紐づく名刺リストも削除されます。（復元は不可となります）
削除したデータの復元はできません。削除の際は充分なご確認をお願いいたします。

◇ よくあるご質問

【Q1】誤って必要な社員登録を削除してしまいました。復元可能でしょうか？

大変申し訳ございません。
削除済みの社員情報および該当の社員IDに紐づいた名刺リストについても弊社にて復元が難しい状態となります。削除の際はご留意いただけますようお願いいたします。
大幅な変更を行う場合は、一括処理メニューより、最新版の名刺リストをエクスポートしてバックアップとして管理いただくことをおすすめいたします。