グローバル企業の組織アップデート「名刺」はどう対応する？

当社では、これまでにも名刺管理のクラウドサービスを利用し、ツール内での作成・発注・管理を行っていました。そのフローでクリアしたかった課題は、大きくは3点あります。

ひとつは、名刺発注のたびに上長承認が必要となる発注フローです。
膨大な件数になる名刺の承認作業により、マネジメント側の負荷が非常に高くなっていました。セキュリティ上必要な手続きではあるものの、ビジネス上不可欠な名刺作成が進捗しない状況を改善するフローを組みたいと考えていました。

次に、業務の多角化に伴って複数のデザインを使い分けたいという現場のニーズが高まっていました。契約時はシステム上一人につき一デザインの制約があり、こちらもアップデートを検討すべきと考えました。

最後は、名刺内の画像挿入や項目の微修正といった調整作業の効率化です。当時の名刺作成業者様は、外部のカスタマーセンター経由でメールをやり取りし丁寧に対応いただいていましたが、運用にも慣れてきたところで自社での調整にチャレンジしたいという思いがありました。

——　これらの課題解決は、ヘキサゴングループの将来的な成長を見据えたものです。

当社グループは50カ国以上に拠点を展開するグローバル企業であり、センサーなどのハードウェア・ソフトウェア・自律型テクノロジーといったDXプロジェクトなど多様な事業部を融合したデジタルリアリティ分野のリーダーとして、製造業の生産性向上を支援してきました。

その過程でM&Aや法人の合併・分割も活発に起こります。こうした複雑かつ流動的な組織において、社内の事務ワークフローにも効率性と柔軟性が求められていたのです。

こうした背景があり、グループ内法人を横断してバックオフィスの社員が集まるファシリティマネジメント部が中心となり、契約更新のタイミングで名刺ツールのリプレース検討を開始しました。

前述の課題を解決するため、まずはウェブを通じて、法人向け名刺作成サービスを探しました。その際にクラウドを使った名刺発注の効率化に定評があるサービスとして注目されていたのが「クラウド法人名刺」です。

まず着目したのは「クラウド法人名刺」はサービス利用料が0円とコストパフォーマンスが優れていることです。移行後も新たな課題が発生し、アップデートも見込まれる中で、余計な固定費をかけずに運用できる点に魅力を感じました。

社内で複数の名刺作成サービスベンダーの機能・非機能要件を比較検討し、結果として「クラウド法人名刺」を選択しました。

なかでも最大の決め手は、問い合わせ時のレスポンスの品質です。「クラウド法人名刺」の担当者様は導入時のさまざまな質問に対して、迅速に・粘り強く・丁寧に対応いただけたことが弊社にとって一番評価の高かった部分でした。

ほかにも、一人に対して複数の名刺デザインを所有できる点も評価されました。これにより、以前のシステムでは不可能だった柔軟な運用が可能になりそうだと思いました。

また、高級紙「マシュマロ」や「ヴァンヌーボ」などの多彩な用紙が用意されており、低コストながらもブランドに相応しい高級感を実現できます。リプレースにあたって前よりも優れた質感の名刺にアップデートしたいというニーズを満たしていただきました。

特段、大きな不安はありませんでした。「クラウド法人名刺」のシステムはブラウザ上で直感的に編集でき、プレビューを見ながらその場で文字の微調整が可能な点も魅力でした。UI・UXは既存ツールから変更となりますが、新しいツールの操作は問題なく進められると予想しました。

ストレスなく、スムーズに進行した印象です。2025年9月からトライアルを開始し、その期間中に「横型の表・裏」および「縦型の表」の計3つのテンプレートデザインを完成させることができました。「クラウド法人名刺」のカスタマーサクセスチームのサポートにより、全世界共通のHexagonのブランドガイドラインに沿ったオリジナルデザインの設定が迅速に行えました。

ファシリティマネジメント部が中心となり導入を推進しました。導入を急ぐ社内ニーズに応えるべく、タイトなスケジュールの中でも滞りなく準備を進めることができました。

まずは、前システムのボトルネックとなっていた上長承認をフローから外すことです。部門ごとに承認者を設定したり、特定のフローをスキップしたりと、承認ルートを自由にカスタマイズできる「クラウド法人名刺」の柔軟性は大きな助けとなりました。

また、独自の社内用マニュアルを作成・配布することで、全社員が迷わず操作できる環境を整え、2025年11月から本格運用開始となりました。

現在は、「Hexagon Manufacturing Intelligence」「ヘキサゴングループ D＆E（デザイン＆エンジニアリング）事業部」の2つのアカウントに分けて運用を行っています。

両アカウントで共通の3デザイン（横・縦）を運用しており、主に営業職や、ハードウェア／ソフトウェアのデモンストレーションを行う技術職のプリセールスメンバーが利用しています。

また、中途採用の際の初回名刺作成もルーティンとして定着しています。

前システムから基本的な頻度に大きな変化はありません。社員が個別に自分の名刺を作成・申請できる体制により、大規模な展示会前など発注が集中する時期でもスムーズに運用できています。

上長承認を介さず、申請者が直接管理部門に依頼するフローへと変更したことで、社内プロセスが劇的に簡素化されました。クラウド管理によってデジタルで直結された、無駄のないフローで運用できています。

現在は「マシュマロCoC ホワイト 225kg」という高品質な用紙を採用しています。ネイビーのブランドカラーや細かなロゴのディテールも鮮明に表現され、社員からは「デザインが格好良くなった」と評価されています。

フロー上の課題であった上長の承認待ちによる停滞時間がほぼゼロになりました。必要な時に進捗できるようになり、時間短縮を実感しています。

社員起因のケアレスミスも削減されました。「クラウド法人名刺」の管理画面はプレビュー機能が充実しており、入力内容をその場で視覚的に確認できるため、誤字脱字等も未然に防げます。管理者側での編集自由度が高まったことも、ミス防止に大きく寄与しています。

外部を介さずにロゴの差し替えや肩書きの追加が管理画面から行える点が自社に合っていると感じます。社内の操作工程だけを見ると増加していますが、制作を内製化できたというメリットの方が遥かに大きいと感じます。

コスト・品質・スピード全てが改善していますが、最大のメリットは「名刺制作」というオペレーションが、今後も進化していく私たちの組織に対応できる環境へと進化した、という点です。

ヘキサゴングループはM&Aや法人合併・分割を通じて多様な技術や知見を取り込み、成長を続けてきました。こうした組織の進化は、私たちにとって大きなチャンスであり、現在の環境であればデザイン変更やアカウント管理も低コストかつスピーディーに対応できます。

「クラウド法人名刺」の導入により、私たちのビジョンである「自律的で持続可能な未来」の実現に向け、バックオフィスからも柔軟な対応ができる体制へとアップデートすることができました。変化の激しいグローバル市場のなかで、こうした柔軟な管理体制は不可欠な基盤です。満足度の高い、理想的なリプレースとなりました。