DXの時代だからこそ「名刺」にこだわりを

当社ワークスアイディは派遣社員を含めると約1,600名の規模の組織です。
そのうち正社員約500名の名刺を一括で発注するため、現在は総務グループのメンバー2名で利用しています。（※社員数は2025年12月現在）
1名が名刺リストの編集と申請を行い、もう1名が内容のダブルチェックと最終発注を行う体制です。

名刺の日常的な利用のメインは営業部メンバーと、新規入社や部署替え等の名刺作成です。
通常時は月に数回、数件ずつの発注ですが、展示会などのイベント前には営業担当一人あたり200枚単位の大量発注が入ることも。こうした繁忙期であっても、「クラウド法人名刺」でスムーズに発注できています。

「クラウド法人名刺」以前は、まず社員がワークフローにて発注依頼を起票し、総務が内容を確認した後、所定のExcelフォーマットに必要情報を手入力していました。
その後、名刺作成会社へExcelフォーマットをメールで送信し、作成会社側でAdobe Illustratorなどのソフトを用いて一つずつ手作業で版下を作成していただいていました。
作成された版下を当社で確認し、必要があれば修正依頼を出すという工程を挟み、最終的な内容が固まった段階で印刷指示を出すという流れでした。

主には工数削減と業務効率化です。既存の名刺制作会社は、小回りが利く良いパートナー様です。しかし発注におけるExcelへの入力作業の工数のほか、名刺の版下をレイアウトの崩れなく整えるためのデザイナー様との調整工数など、クオリティを追求していくとどうしても対応時間がかさんでしまう状況に悩んでいました。

特に組織変更が重なる年度替わりの時期などは、一度に100件前後の注文が発生します。その際、総務から各部署へExcelフォーマットへの直接入力を依頼していましたが、各部署での取りまとめ作業は非常に負担の大きいものでした。

このように大量の発注が重なる時期は、発注から納品までに2週間から最大1か月ほど要することもあり、版下確認が完了してからの印刷・発送となるため、発送タイミングが一定でないことも運用上のネックとなっていました。

既存の体制に限界を感じ、他の名刺作成方法を模索していた際に、名刺作成サービスを紹介するサイトで「クラウド法人名刺」を知りました。 その後、タイミングよく当社ホームページのお問い合わせページよりサービスご紹介のご連絡をいただいたことで、「一度詳しく話を聞いてみよう」と考えたのがきっかけです。

「名刺は単なるご挨拶の道具ではない。お客様に最初のインパクトを与える重要な営業ツールである」という代表の強いこだわりがありました。

当社は、企業のDX推進を支援するコンサルティング会社です。しかし、それはアナログなコミュニケーションを軽視して良いということではありません。

むしろ、デジタルを扱うからこそ「名刺」にこだわらなくてはならないと考えています。
いくらテクノロジーが発展し、働き方が変わったとしても、「人と人」の出会いや交流がビジネスの根幹であることは変わらないからです。

こうした考えがあり、用紙の質感や色味、触った時の印象など、細かな確認事項をクリアすることが第一条件でした。

また、危機管理の観点から「供給が止まらないこと」を重視し、安定的にクオリティを担保できる新たな協力会社を開拓する必要がありました。これらに加え、注文方法が簡潔でわかりやすいこと、そして費用面で過度な負担がないことを優先して検討を進めました。

「クラウド法人名刺」のサービス導入前に他社のクラウド名刺発注サービスも検討していました。
操作性や使い勝手は良かったのですが、選択できる用紙の種類が限られており、代表から「この紙質では、お客様に名刺を出せない」とNGが出て断念した経緯があります。

「クラウド法人名刺」は、選択できる用紙の種類が非常に豊富で、既存の名刺に最も近い程よい厚みのある紙質を確保できたことが決め手でしたね。

導入費用やランニングコストがこれまでと同等、あるいは安価になること、そして加工（角丸や凸凹加工など）のバリエーションが豊富だったことにも大きなメリットを感じました。

操作性や社内浸透については特段の不安はありませんでしたが、細かなデザイン修正やロゴの追加・変更が発生した際、自分たちだけでシステム上の操作を完結できるかという点にはやや不安がありました。
しかし、そうした調整をプロに依頼できるオプションがあることを伺い、安心することができました。

2025年1月末ごろに初回のお打ち合わせを開始し、5月中旬に本運用を開始しました。工程としては、4月下旬にテンプレートが完成し、その後に運用ルールやデータの準備を行いました。

テンプレート作成の過程では、総務部総務グループが中心となり、デザイン監修としてブランディング戦略室が加わる体制で進めました。

デザイン担当のブランディング戦略室と、発注を担う総務グループが「クラウド法人名刺」との間に入る形で調整を進めたため、想定よりも手間取った部分はありました。
細部までこだわり抜いた「産みの苦しみ」はありましたが、納得のいくテンプレートを構築することができました。

現場の混乱を避けるため、社員がワークフロー（WF）で申請するという基本的な社内フローは変更しませんでした。 総務内部での発注方法のみを変更し、これまで印刷会社へ手作業で依頼していた部分を、そのままクラウド法人名刺のシステム上での操作に切り替えました。

全体的なフローは維持しつつ、実務内容が「印刷会社による手作業の版下作成を待つ」ことから「システムに入力した情報が即時にプレビューに反映される」形へと進化しました。
これにより、ベースとなるデザインのブレが一切なくなり、品質の向上と納期短縮、そして業務負担の大幅な軽減を同時に実現しています。

いい意味で大きな反響がないことが成功の証だと考えています。
以前の名刺と比較しても、用紙の質感、色、デザインなどが違和感なく馴染んでおり、クオリティを維持したままスムーズに移行できたと感じています。

過去の発注データがシステム上に蓄積されるため、再注文であれば工数ゼロで発注が可能になりました。
新規発注であっても、その場で内容修正やプレビュー確認ができるため、以前は印刷会社とのやり取りを含めて最短でも2日かかっていた工程が、今では最短20分程度で完結するようになりました。

ミスや手戻りはほとんどなくなりました。以前は、手作業による版下作成の過程で「3件に1件程度」は修正依頼が発生していましたが、現在は入力した内容がそのまま反映されるため、この修正コストが大幅に削減されました。

まず「請求書の支払い処理」が劇的に改善されました。
以前は紙の明細を1件ずつ目視し、どの部署の誰の分かを紐付けして費用按分していましたが、現在は注文履歴をCSVデータとしてエクスポートできるため、データ処理が可能になり作業負担が軽減されました。

次に「マスタデータの投入」です。社員情報を一括投入できるようになったため、これまで2週間から最大1か月かかっていた組織変更時の100名規模の発注も、大幅な工数削減が期待できる体制になりました。

テンプレートに沿って入力するだけで即時に内容が反映され、自社内で完結できる確実性が最大のメリットです。

また、発送営業日の選択肢によってコストを抑えられる柔軟性や、急ぎの場合でも最短5分で発注を終えられるスピード感は、非常に便利なサービスだと実感しています。
「納期・コストを抑えつつ、高いクオリティを担保する」という、我々が理想とする名刺発注のあり方を実現できました。